Panduan Lengkap Pengajuan Cuti Online Melalui SI-SDM

Yth. Bapak/Ibu Dosen dan Tenaga Kependidikan,

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan tertib administrasi, pengajuan permohonan cuti kini dapat dilakukan secara penuh melalui sistem digital SI-SDM. Fitur ini memungkinkan Bapak/Ibu untuk mengajukan cuti, mengunggah bukti dukung, serta memantau status persetujuan secara real-time tanpa perlu mencetak berkas fisik.

Berikut adalah panduan lengkap mengenai syarat, persiapan, dan tata cara pengajuannya.

A. Syarat & Persiapan Sebelum Mengajukan

Agar proses pengajuan berjalan lancar dan tidak ditolak oleh sistem, mohon perhatikan poin-poin krusial berikut sebelum mengisi formulir:

1. Dokumen Lampiran (Bukti Dukung)

Jika jenis cuti memerlukan lampiran (misal: Cuti Sakit, Cuti Alasan Penting), siapkan file digitalnya dengan ketentuan:

• Format File: Wajib PDF, JPG, atau PNG.

• Ukuran File: Maksimal 200 KB.

  Tips: Jika file Bapak/Ibu terlalu besar, silakan kompres terlebih dahulu menggunakan tools kompresi online agar ukurannya di bawah 200 KB.

2. Perhitungan Hari Kerja

Sistem SI-SDM telah dilengkapi algoritma kalender pintar.

• Tanggal yang Anda pilih akan otomatis dikurangi Hari Sabtu, Minggu, dan Hari Libur Nasional.

• Sistem hanya menghitung Hari Kerja Efektif.

• Peringatan: Jika rentang tanggal yang dipilih hanya berisi hari libur (misal: memilih Sabtu s/d Minggu), pengajuan akan otomatis ditolak.

3. Kuota Cuti (Khusus Cuti Tahunan)

Sistem menerapkan mekanisme penggunaan saldo cuti secara berurutan (Waterfall):

• Sistem akan memotong Sisa Cuti Tahun Berjalan (N) terlebih dahulu.

• Jika habis, sistem otomatis mengambil Sisa Cuti Tahun Lalu (N-1), dan seterusnya.

B. Langkah-Langkah Pengajuan

1. Login ke SI-SDM

   Masuk menggunakan NIP dan Password akun Anda.

2. Buka Menu Pengajuan

   Pilih menu "Ajukan Cuti" pada Dashboard atau Sidebar.

3. Isi Formulir Digital

   • Jenis Cuti: Pilih sesuai kebutuhan (Tahunan, Sakit, Besar, Alasan Penting, dll).

   • Rentang Tanggal: Masukkan Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai.

   • Alasan: Tuliskan keterangan singkat dan jelas.

   • Alamat & Telepon: Masukkan alamat dan nomor yang bisa dihubungi selama masa cuti.

4. Upload Lampiran

   Unggah file bukti pendukung yang sudah disiapkan (Ingat: Maksimal 200 KB).

5. Tanda Tangan Digital

   Pada kolom yang disediakan, bubuhkan tanda tangan Anda secara langsung menggunakan mouse (jika di Laptop/PC) atau layar sentuh (jika menggunakan Tablet/HP).

6. Kirim Pengajuan

   Klik tombol "Ajukan Cuti".

   • Jika Berhasil: Anda akan diarahkan kembali ke Dashboard dan muncul notifikasi sukses.

   • Jika Gagal: Periksa kembali pesan error yang muncul (biasanya karena ukuran file terlalu besar atau format tanggal salah).

C. Alur Persetujuan (Approval Flow)

Setelah diajukan, surat permohonan Bapak/Ibu akan melalui proses validasi berjenjang secara digital. Sistem secara otomatis menentukan Approver (Pejabat Penyetuju) berdasarkan jabatan Anda:

Catatan:

• Anda dapat memantau posisi surat (apakah masih di Atasan 1 atau sudah di Atasan 2) melalui menu Riwayat Cuti.

• Jika disetujui, Surat Izin Cuti (PDF) yang sah dan bertanda tangan digital dapat langsung diunduh melalui sistem.

D. Pertanyaan Umum (FAQ)

Q: Mengapa pengajuan saya gagal saat upload file?

A: Cek ukuran file Anda. Sistem menolak file di atas 200 KB demi menjaga performa server. Mohon kompres file Anda.

Q: Apakah saya perlu mencetak surat pengajuan?

A: Perlu. Seluruh proses dari pengajuan, tanda tangan, hingga persetujuan dilakukan secara digital (Paperless). Anda cukup mengunduh hasil akhirnya dan memberikan stempel pejabat terkait dan di arsip pribadi.

Q: Bagaimana jika saya mengajukan Cuti Besar?

A: Sesuai aturan kepegawaian, jika mengajukan Cuti Besar, maka sisa cuti tahunan tahun berjalan (N) akan otomatis dianggap hangus (0) pada periode tersebut.

Demikian panduan ini disampaikan. Jika mengalami kendala teknis, silakan hubungi Administrator SI-SDM.